업무 이메일 작성 요령 9가지

업무 이메일의 목표

업무적으로 보내는 이메일은 명확하고 전문적인 소통을 목표로 해야 합니다. 이메일은 아주 오래된 소통 방식입니다. 업무를 하기 전에는 카카오톡이나 인스타그램 DM 같은 것으로 주로 소통을 합니다. 업무 이메일을 친구, 선후배와 카카오톡 메시지 남기듯 하지 않도록 주의해야 합니다.

 

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업무 이메일의 작성 팁

1. 제목을 보고 어떤 내용인지 유추할 수 있도록 

업무를 하다 보면 여러 사람에게 매일 수십 통씩 메일을 받기도 하고, 프로젝트가 진행됨에 따라 같은 사람과 수백 통 수천통의 메일을 주고받기도 합니다. 제목을 명확하고 간결하게 작성하면 나중에 메일을 다시 찾아볼 때 편리합니다. 이는 소통하는 사람들의 시간을 절약해 줍니다.

 예시

- 다음 주 회의 일정 확인 요청

- A 프로젝트 진행현황 안내 

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2. 적절한 인사말

상대방의 관계에 따라 적절한 인사말로 시작하세요. 특히 메일에 참조를 여러 명 붙일 경우, 주 수신자의 이름을 넣어 인사를 하는 것이 좋습니다.

예시 : OOO 팀장님, 안녕하십니까? 플렉스박스의 홍길동 대리입니다.

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3. 앞부분에는 메일의 목적 또는 요약에 대한 내용을 작성하세요

첫 부분에 어떤 용무로 이메일을 작성했는지 작성하는 것이 좋습니다. 메일의 제목과 서두만 보더라도 어떤 목적으로 메일을 보냈는지 알 수 있다면 내용이 길더라도 이해하기가 쉽습니다. 

예시

- A 프로젝트 관련하여 아래와 같은 이슈가 있어서 메일 드립니다. 

- 디자인 시안에 대한 피드백 보완해서 보내드립니다. 

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4. 명확한 제목과 내용으로 구성

메일에 여러 가지 내용을 담는 경우 제목과 내용으로 구분하여 작성하세요. 제목과 본문을 분리하고, 번호를 붙이는 것이 좋습니다. 산문처럼 작성한다면 메일 수신자는 더 많은 시간을 들여 내용을 이해해야 합니다. 

예시

[프로젝트 진행상황]

1. ~~

2. ~~

[이슈]

1. ~~

 

[다음 회의 일정]

00월 00일 오후 2시 

참석자 : 홍길동 대리, 김철수 대리

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5. 전문적인 어휘 사용

다시 말하지만, 친구와 주고받는 채팅 메시지가 아닙니다. 업무 이메일을 작성한다는 것은 본인이 전문가로서 이 프로젝트에 투입되었다는 것을 뜻합니다. 클라이언트에게 공손함과 신뢰감을 줄 수 있는 어휘를 사용하세요. 감정적으로 비치거나, 지나치게 구어체로 작성하거나, 사람에 따라 무례하게 느껴지는 표현은 삼가야 합니다.

예시 : 검토 후 회신 부탁드립니다.

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6. 요청사항이나 일정에 대한 안내

프로젝트의 진행 상황을 알리면서 클라이언트가 해주어야 하는 업무가 있다면 반드시 명시해 주세요. 그리고 다음 단계에 대한 안내나 마감 일정 같은 것을 공유하면 좋습니다. 

예시

- 내일 오후 6시 이전까지 회신 부탁드립니다.

- 다음 주 금요일(0월 00일)까지 A 서류 작성하여 회신 부탁드립니다.

- 이번 주 목요일(0월 00일)에 B 항목 반영하여 다시 한번 안내드리겠습니다.

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7. 끝맺음

이메일을 마무리할 때는 감사 인사나 추가적으로 소통할 가능성에 대해 언급합니다. 

예시

궁금한 점이 있으면 언제든지 연락 주시기 바랍니다. 감사합니다. 

홍길동 드림

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8. 서명

이메일의 서명란을 반드시 채워주세요. 아웃룩, 지메일, 썬더버드 등 모든 이메일 클라이언트에는 서명을 설정할 수 있는 기능이 있습니다.

본인의 이름, 직급 또는 직책, 이메일주소, 유선 전화번호, 회사 웹사이트 주소를 포함하세요. 궁금한 점이 있을 때 언제든 자신의 연락처를 빨리 찾을 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

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9. 맞춤법 검사

맞춤법 검사를 반드시 하세요. 주어와 서술어가 일치했는지, 오탈자는 없는지 검토를 하는 것이 좋습니다. 맞춤법이 틀린 이메일은 상대방에게 신뢰감을 주기 어렵습니다.

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이메일을 공식 문서 대용으로 인식하세요

이메일은 미처 문서화하지 못한 의사결정 내용 또는 문서가 만들어지기 위한 과정(이력)에 대한 기록입니다. 프로젝트가 장기간 지속되면 어떤 현안에 대해서 여러 번 논의가 되고 번복이 되는 일이 비일비재합니다. 그런 내용을 나중에 찾아봤을 때에도 기록으로서 의미를 갖도록 작성하는 것이 중요합니다. 가끔은 전화 통화를 하며 논의를 하고 결정을 하게 됩니다. 그때에도 '유선으로 논의했던 내용을 정리해서 공유해 드립니다.'라며 이메일을 작성해 보내두면 의사소통의 오류를 줄일 수 있습니다.

 

위의 9가지 요령을 지킨다면 효과적인 업무용 이메일을 작성할 수 있습니다.